Yleistä
Käyttöoikeudet → Käyttäjät -näkymässä hallitaan organisaation käyttäjätunnuksia. Käyttäjille annetaan oikeudet oikeusryhmien kautta sekä rajataan, mitä tiimejä ja asiakkaita he näkevät. Uudet käyttäjät voidaan luoda joko suoraan tai sähköpostilla lähetettävillä kutsuilla.
Uuden käyttäjän luonti suoraan
Käyttäjän luonti tapahtuu kahdessa vaiheessa:
-
Vaihe 1: Anna käyttäjätunnus (sähköposti). Järjestelmä tarkistaa, onko tunnus jo käytössä.
- Jos tunnus on jo Gillie-järjestelmässä toisessa organisaatiossa, käyttäjä lisätään olemassa olevana käyttäjänä — vain tiimit ja oikeudet määritellään.
- Jos tunnus on uusi, syötä myös etunimi, sukunimi ja salasana.
- Vaihe 2: Täydennä käyttäjän tarkemmat tiedot.
Käyttäjän tiedot
Tunnistetiedot
- Käyttäjätunnus (sähköposti)
- Etunimi ja sukunimi
Tunnistautuminen
Jos organisaatiossa on käytössä useita tunnistautumistapoja, valitse identity_integration_id:
- gillie — Gillien oma tunnistautuminen. Tällöin voit kytkeä päälle 2-vaiheinen tunnistautuminen (auth_2fa_on).
- Muut vaihtoehdot ovat organisaation määrittelemät SSO-integraatiot.
Yhteystiedot
- Puhelinnumero
- Katuosoite (rivit 1 ja 2)
- Postinumero
- Postitoimipaikka
Datan käyttöoikeudet
Tässä määritellään, mitä asiakkaita ja tiimejä käyttäjä näkee:
- Käytä sallittuja asiakkaita (use_allowed_customers) — kytkin, jolla käyttäjä rajataan vain tiettyjen asiakkaiden tarkasteluun. Jos päällä, määritellään sallitut asiakkaat -lista.
- Salli kaikki tiimit (allow_all_teams) — jos päällä, käyttäjä näkee kaikki tiimit. Jos pois, valitse sallitut tiimit (allowed_team_ids).
- Estetyt asiakkaat (disallowed_customers) — eksplisiittisesti estettyjen asiakkaiden lista.
- Hälytysten tyyppiryhmät — rajaa, mitä hälytystyyppejä käyttäjä näkee.
- Oletustiimit — käyttäjälle valmiiksi valitut tiimit.
Asiakassovelluksen asetukset
Jos organisaatiossa on määritelty asiakassovelluksen asetuksia, valitse käyttäjälle app_settings_id tai NONE, jos käyttäjä ei käytä mobiilisovellusta.
Oikeusryhmä
Käyttäjälle valitaan oikeusryhmät Oikeusryhmä-osiossa. Oikeusryhmä määrittää, mitä toimintoja käyttäjä saa tehdä.
Käyttäjäkutsut
Käyttäjäkutsut ovat sähköpostiviestejä, joilla pääkäyttäjä pyytää uutta käyttäjää liittymään organisaatioon Gillieen. Saaja saa linkin, jolla hän voi luoda salasanan ja kirjautua sisään ensimmäistä kertaa.
Kutsujen näkymän avaaminen
- Avaa päävalikosta Käyttäjät ja oikeudet → Kutsut.
- Listanäkymässä näkyvät kaikki kutsut tilatietoineen: Lähetetty, Hyväksytty, Vanhentunut, Peruutettu.
Uuden kutsun lähettäminen
- Paina + Lisää kutsu.
- Anna saajan sähköpostiosoite ja nimi.
- Valitse rooli, jolla käyttäjä luodaan (esim. Hoitaja, Pääkäyttäjä).
- Valitse tiimi/tiimit, joihin käyttäjä liitetään.
- Voit halutessasi lisätä henkilökohtaisen viestin.
- Paina Lähetä kutsu.
Saaja saa sähköpostin, jossa on linkki kutsun hyväksyntään. Linkki on voimassa oletuksena 7 päivää.
Kutsun tila
- Lähetetty — odottaa hyväksyntää.
- Hyväksytty — käyttäjä on luonut tilin ja voi kirjautua.
- Vanhentunut — linkki ei ole enää voimassa, lähetä uusi kutsu.
- Peruutettu — pääkäyttäjä on peruuttanut kutsun.
Kutsun uudelleenlähetys ja peruutus
- Avaa kutsu listalta klikkaamalla.
- Valitse Lähetä uudelleen tai Peruuta.
Useamman kutsun lähettäminen kerralla
- Paina Lisää massana.
- Liitä CSV-tiedosto, jossa on sarakkeet email, name, role, teams.
- Tarkista esikatselu ja paina Lähetä.
Kutsujen vanhenemisaika
Voit muuttaa oletusvanhenemisaikaa kohdassa Asetukset → Käyttäjäasetukset → Kutsujen voimassaoloaika. Lyhyempi aika lisää tietoturvaa, pidempi aika vähentää tarvetta lähettää kutsuja uudelleen.
Käyttöoikeus
Käyttäjien hallinta vaatii oikeuden admin_users. Audit trailin tarkastelu vaatii oikeuden admin_users_audit. Kutsujen hallinta vaatii oikeuden admin_invites.
Huom. Käytä yhteisten tunnusten sijaan henkilökohtaisia tunnuksia, jotta audit trail kertoo, kuka muutoksen on tehnyt. Vanhentunut kutsu ei luo tiliä — käyttäjän on saatava uusi kutsu pääkäyttäjältä.
Vinkki. Jos käyttäjä työskentelee useassa organisaatiossa, sama sähköpostitunnus toimii kaikissa — Gillie tunnistaa olemassa olevan käyttäjän vaiheessa 1 ja yhdistää organisaation oikeudet automaattisesti. Jos kutsun saaja ei löydä viestiä, pyydä häntä tarkistamaan roskapostikansio — voit myös kopioida kutsulinkin manuaalisesti kutsun yksityiskohdista.