Yleistä
Käyttöoikeudet → Käyttäjät -näkymässä hallitaan organisaation käyttäjätunnuksia. Käyttäjille annetaan oikeudet oikeusryhmien kautta sekä rajataan, mitä tiimejä ja asiakkaita he näkevät. Uudet käyttäjät voidaan luoda joko suoraan tai sähköpostilla lähetettävillä kutsuilla. Mikäli organisaatiolla on käytössä Entra ID, organisaation tietohallinto hallitsee Entra ID järjestelmän ryhmiä ja integraation kautta Gillie ylläpitää käyttöoikeusryhmiä automaattisesti valinnan mukaan entra ID:n vanhojen tai gillietä varten perustettujen uusien ryhmien avulla. Uusia käyttäjiä ei juurikaan tarvitse lisätä manuaalisesti. Alla ohjeita käyttäjän manuaaliseen lisäämiseen.
Uuden käyttäjän luonti suoraan
Käyttäjän luonti tapahtuu painamalla + uusi
Anna käyttäjätunnus (sähköposti). Järjestelmä tarkistaa, onko tunnus jo käytössä.
- Jos tunnus on jo Gillie-järjestelmässä toisessa organisaatiossa, käyttäjä lisätään olemassa olevana käyttäjänä — vain tiimit ja oikeudet määritellään.
- Jos tunnus on uusi, syötä myös etunimi, sukunimi ja salasana.
Käyttäjän tiedot
Tunnistetiedot
- Käyttäjätunnus (sähköposti)
- Etunimi ja sukunimi
Tunnistautuminen
- Salasanat ja oikeudet gilliestä — Gillien oma tunnistautuminen. Tällöin voit kytkeä päälle 2-vaiheisen tunnistautuminen.
- Toinen vaihtoehto on organisaation määrittelemät SSO-integraatiot. Jossa 2-vaiheisen tunnistautumisen säännöt määritellään organisaation omassa tietojärjestelmässä (entraid).
Oikeudet asiakastietoihin
Tässä määritellään, mitä asiakkaita ja tiimejä käyttäjä näkee:
- Käytä sallittuja asiakkaita — kytkin, jolla käyttäjä rajataan vain tiettyjen asiakkaiden tarkasteluun. Jos päällä, määritellään sallitut asiakkaat -lista.
- Salli kaikki tiimit — jos päällä, käyttäjä näkee kaikki tiimit. Jos pois, valitse sallitut tiimit .
- Estetyt asiakkaat (disallowed_customers) — eksplisiittisesti estettyjen asiakkaiden lista.
- Hälytysten tyyppiryhmät — rajaa, mitä hälytystyyppejä käyttäjä näkee.
- Oletustiimit — käyttäjälle valmiiksi valitut tiimit.
Asiakassovelluksen asetukset
Jos organisaatiossa on määritelty asiakassovelluksen asetuksia, valitse käyttäjälle asiakassovelluksen konfiguraatio tai ei käytä asiakassovellusta valinta.
Käyttöoikeudet
Käyttäjälle valitaan käyttöoikeudet roolin perusteella. Rooli määrittää, mitä toimintoja käyttäjä saa tehdä.
Käyttäjäkutsut organisaation ulkopuolisille henkilöille
Käyttäjäkutsut ovat sähköpostiviestejä, joilla pääkäyttäjä pyytää uutta käyttäjää liittymään organisaatioon Gillieen. Saaja saa linkin, jolla hän voi luoda salasanan ja kirjautua sisään ensimmäistä kertaa.
Kutsujen näkymän avaaminen
- Avaa päävalikosta Käyttöoikeudet → Kutsu käyttäjiä.
- Listanäkymässä näkyvät kaikki kutsut tilatietoineen: Lähetetty, Hyväksytty, Vanhentunut, Peruutettu.
Uuden kutsun lähettäminen
- Paina + uusi.
- Valitse onko kyseessä omainen vai tukityöntekijä
- Valitse käytettävä asiakassovellus.
- Anna saajan sähköpostiosoite ja nimi.
- Valitse tiimi/tiimit, joihin pääsy.
- Paina Lähetä kutsu.
Saaja saa sähköpostin, jossa on linkki kutsun hyväksyntään.
Kutsun tila
- Lähetetty — odottaa hyväksyntää.
- Hyväksytty — käyttäjä on luonut tilin ja voi kirjautua.
- Vanhentunut — linkki ei ole enää voimassa, lähetä uusi kutsu.
- Peruutettu — pääkäyttäjä on peruuttanut kutsun.
Kutsun uudelleenlähetys ja peruutus
- Avaa kutsu listalta klikkaamalla.
- Valitse Lähetä uudelleen tai Peruuta.
Huom. Käytä yhteisten tunnusten sijaan henkilökohtaisia tunnuksia, jotta audit trail kertoo, kuka muutoksen on tehnyt. Vanhentunut kutsu ei luo tiliä — käyttäjän on saatava uusi kutsu pääkäyttäjältä.
Vinkki. Jos käyttäjä työskentelee useassa organisaatiossa, sama sähköpostitunnus toimii kaikissa — Gillie tunnistaa olemassa olevan käyttäjän ja yhdistää organisaation oikeudet automaattisesti. Jos kutsun saaja ei löydä viestiä, pyydä häntä tarkistamaan roskapostikansio — voit myös kopioida kutsulinkin manuaalisesti kutsun yksityiskohdista.