Yleistä
Sijaiset ja muut tilapäisesti tiimiin liittyvät käyttäjät tarvitsevat omat henkilökohtaiset tunnukset Gillieen. Käyttöoikeuksien hallinta on osa sijaisuusprosessia – muista huolehtia sekä alkuperäisestä luonnista että päättymisestä.
Älä koskaan luovuta omia tunnuksiasi sijaiselle. Tunnusten jakaminen on aina kiellettyä, myös sijaisuustilanteissa.
Sijaisen tunnuksen luominen
- Pyydä pääkäyttäjää luomaan sijaiselle tunnus tai liittämään olemassa oleva käyttäjä tiimiin.
- Pääkäyttäjä lähettää sijaiselle kutsulinkin sähköpostitse.
- Sijainen aktivoi tunnuksen ja asettaa salasanan kutsulinkin kautta (ks. ohje Kutsulinkin avaaminen ja uuden salasanan asettaminen).
- Sovi sijaisen kanssa, mihin tiimeihin ja asiakkaisiin oikeudet annetaan.
- Tarkista oikeuksien laajuus – noudata vähimmän oikeuden periaatetta.
Väliaikaiset oikeudet
Olemassa olevalle käyttäjälle voidaan antaa lyhytaikainen oikeus toiseen tiimiin tai alueeseen:
- Voit pyytää pääkäyttäjää lisäämään käyttäjän väliaikaisesti tiettyyn tiimiin.
- Sovi etukäteen, mihin asti oikeudet ovat voimassa.
- Kirjaa muistiin sijaisuuden alku- ja loppupäivä.
- Muista pyytää oikeuksien poistamista, kun sijaisuus päättyy.
Sijaisen perehdytys Gillieen
Lyhyessä perehdytyksessä käykää läpi vähintään:
- Kirjautuminen ja kaksivaiheinen tunnistus.
- Aloitusnäkymä ja Herätteet-näkymä.
- Asiakkaan näkymän rakenne.
- Kuittaaminen ja kuittauskommentin kirjoittaminen.
- Tiimin sisäinen viestintä.
- Tietoturvan perusperiaatteet (ei tunnusten jakoa, työaseman lukitus).
Ohjaa sijainen tämän ohjepankin pariin etenkin kohtiin Mikä Gillie on?, Aloitusnäkymän lukeminen ja Herätteen kuittaaminen.
Sijaisuuden päättyminen
- Ilmoita pääkäyttäjälle sijaisuuden päättymispäivä.
- Pääkäyttäjä poistaa tarpeettomat tiimijäsenyydet tai deaktivoi tunnuksen.
- Tarkista, että lyhytaikaisia oikeuksia ei jää voimaan turhaan.
- Sijainen kirjautuu ulos kaikilta laitteilta käytön jälkeen.
- Jos sijaisuus jatkuu myöhemmin, tunnus voidaan aktivoida uudelleen ilman uutta kutsulinkkiä.
Yleisiä tilanteita
"Sijaiselle pyydetty kutsu ei ole tullut"
Tarkista sijaisen kanssa roskapostikansio. Pyydä pääkäyttäjää lähettämään uusi kutsu, jos viestiä ei löydy.
"Sijainen ei näe asiakkaita"
Tarkista, että sijainen on liitetty oikeisiin tiimeihin ja että alueasetus on oikea.
"Sijaisuus on päättynyt, mutta tunnus on edelleen aktiivinen"
Pyydä pääkäyttäjää deaktivoimaan tunnus tai poistamaan tiimijäsenyydet välittömästi.
"Sijainen tarvitsee oikeuden vain hetkeksi"
Anna oikeus tarvittavaksi ajaksi ja muista poistaa se ajallaan – myös lyhyt ylimääräinen oikeus on turha riski.
Hyviä käytäntöjä
- Pidä sijaisuuksista kirjaa: kuka, mihin tiimiin, milloin alkaen ja milloin päättyen.
- Käytä tarkistuslistaa sijaisuuden päättyessä: oikeudet poistettu, tunnus deaktivoitu, kirjaukset ajan tasalla.
- Käy oikeudet ja tiimijäsenyydet läpi säännöllisesti – etenkin pidempien sijaisuuksien yhteydessä.
Vinkki. Esihenkilön ja pääkäyttäjän yhteinen muistilista (esim. Excel tai organisaation HR-järjestelmä) auttaa pitämään sijaisuudet hallinnassa.