Pikaohje käyttäjän lisäämiseksi Gillieen

Käyttäjälle asetettavat tiedot

Käyttäjän käyttöoikeuksien hallinta

Määritä käyttäjälle, noudatetaanko Active Directoryn vaiko Gillien käyttöoikeuksia

Kaksivaiheinen autentikaatio

Mitä teen, jos minun pitää asettaa uudelleen kaksivaiheisen autentikaation tunnistautumisavain

Raporttien tilaaminen sähköpostiin

Käyttöehdot ja laskutussopimus

Käyttäjän poistaminen

 

 

Pikaohje käyttäjän lisäämiseksi Gillieen

Pääkäyttäjä voi ylläpitää käyttäjätietoja.

 

Mene Gillien pääkäyttäjänäkymään klikkaamalla vasemmasta menusta Organisaation asetukset.

1. Klikkaa menusta käyttäjä
2. Paina +uusi 
3. Anna käyttäjän sähköposti käyttäjätunnukseksi
4. Anna autentikaatiojärjestelmäksi "Salasanat ja oikeudet Gillie.io:sta" HUOM! katso tietoturvalliset tunnistautumistavat tästä dokumentista (Active Directory tai 2 vaiheinen tunnistautuminen)
5. Anna tilapäinen salasana
6. Aseta käyttöoikeus tietyn tiimin henkilöihin tai kaikkien tiimien henkilöihin (asiakastietoon)
7. Aseta rooliksi (käyttöoikeus) ammattilainen 
8. Tallenna
9. Lähetä käyttäjälle tieto käyttäjätunnuksesta ja tilapäisestä salasanasta turvallisella tavalla
10. Pyydä käyttäjää kirjautumaan www.gillie.ai ja vaihtamaan salasanansa

Käytä 2-vaiheista  tai Active Directory-tunnistautumista tietoturvan varmistamiseksi

AD- tai 2-vaiheinen tunnistautuminen lisäävät tietoturvaa.

Kaksivaiheisen kirjautumisen käyttö on kuvattu tässä.

Mikäli käytät Active Directorya käyttäjäoikeuksien hallintaan, niin lue tästä miten Active Directory integraatio otetaan käyttöön ja miten lisäät käyttäjiä sekä asetat käyttöoikeudet AD-käyttäjille.

 

 

Kuva: Käyttäjätietojen ylläpito -näkymä

 

Käyttäjälle asetettavat tiedot

Käyttäjätunnus, salasana ja yhteystiedot

Kuva: Näkymä käyttäjätietojen luonnista

Anna käyttäjätunnukseksi sähköpostiosoite, jotta käyttäjä voi salasanan unohtaessaan pyytää itse uuden salasanan.

Yhteystiedot ovat lisäinformaatiota ja ne eivät ole pakollisia tietoja.

 

 

Käyttäjän käyttöoikeuksien hallinta

 

Kuva: Käyttäjäoikeuksien hallinta

 

Huomioiden oletusten asettaminen

Voit asettaa oletuksena olevan huomioryhmän päälle. Tämä asetus vaikuttaa siihen, mitkä huomiot käyttäjä näkee. Huomioiden ohjauksesta voit lukea lisää tästä.

 

Käyttäjäoikeuksia hallitaan kahdella tasolla

• Henkilö-/asiakastason oikeudet: Minkä henkilön/asiakkaan tietoja käyttäjällä on oikeus käsitellä
• Toimintotason oikeudet: Mitä toimintoja kyseisen roolin käyttäjällä on oikeus käyttää

 

Oikeudet asiakastietoihin määrittää, kenen tietoja käyttäjä saa käsitellä

Voit rajata käyttäjän oikeudet henkilötietojen käsittelyyn seuraavasti:

• Antaa oikeudet kaikkiin henkilötietoihin (laita salli kaikkien tiimien henkilöt -vipu päälle)
• Tiettyjen tiimien henkilötietoihin (lisää tiimit, joihin käyttäjä kuuluu)
• Yksittäisiin nimettyihin henkilöihin (laita näytä vain valitut henkilöt -vipu päälle ja valitse henkilöt)

 

Käyttäjän rooli määrittää, mitä toimintoja kyseisen roolin käyttäjällä on oikeus käyttää

Yleisimmät käyttäjäroolit ovat pääkäyttäjä ja ammattilainen. 

Pääkäyttäjä hallinnoi

• Käyttäjätietoja ja käyttöoikeuksia
• Hälytysten ja huomioiden ohjauksia
• Integraatioita muihin järjestelmiin

Ammattilainen hallinnoi

• Henkilö- eli asiakastietoja
• Henkilön käyttämien mitta- ja turvalaitteiden tietoja

Omaiskäyttäjä käsittelee yleensä vain yhden henkilön tietoja

• Omaiskäyttäjästä lisää tästä.

 

Määritä käyttäjälle, noudatetaanko Active Directoryn vaiko Gillien käyttöoikeuksia

Mikäli alueelle on lisätty Active Directory -integraatio, niin käyttäjän lisäyksessä Gillie kysyy mistä autentikaatiojärjestelmästä käyttäjäkohtaiset käyttöoikeudet tarkistetaan.

Vaihtoehdot ovat

1. Gilliestä
2. Active Directorystä

Kuva: Käyttäjän ylläpidossa määrität autentikaatiojärjestelmän. Tässä esimerkissä käyttäjä saa Gilliessä kuvatut käyttöoikeudet, koska autentikaatiojärjestemäksi on valittu "Salasanat ja oikeudet Gillie.io:sta".

Gillieen perustetut käyttäjät

Aseta autentikaatiojärjestelmäksi "Salasanat ja oikeudet Gillie.io:sta". Tällöin käyttöoikeudet haetaan Gilliestä.

Active Directory käyttäjät

Tyypillinen prosessi Active Directory-käyttäjän lisäämiseksi on seuraava:

1. Luo käyttäjälle tunnus ja oikeudet Active Directoryyn
2. Käyttäjä kirjautuu ensimmäisen kerran Gillieen
3. Gillieen syntyy AD:n tietojen perusteella automaattisesti käyttäjätunnus, jolla on automaattisesti autentikaatiojärjestelmänä Active Directory. Tällöin käyttöoikeudet haetaan AD:sta.

Mikäli käyttäjä perustetaan ensin Gillieen ja vasta myöhemmin lisätään AD-integraatio ja siirrytään AD-pohjaiseen käyttäjähallintaan, niin tällöin Gilliessä tulee muuttaa autentikaatiojärjestelmäksi AD.

Kaksivaiheinen autentikaatio

 

Kuva: Jos haluat käyttää vahvaa tunnistautumista, niin laita kaksivaiheinen autentikaatio -vipu päälle

Pikaohje kaksivaiheisen kirjautumisen päälle laittamiseksi

Lisää Gillien pääkäyttäjänäkymässä uusi käyttäjä Gillieen

1. Lisää käyttäjä (tässä malli.kayttaja@gmail.com) Gillieen
2. Laita kaksivaiheinen autentikaatio päälle käyttäjän perustiedoissa

Mitä käyttäjä (tässä malli.kayttaja@gmail.com) tekee ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä

1. Käyttäjän pitää ladata puhelimeensa sovelluskaupasta, joko
   1. Autenthicator tai
   2. Google Autenthicator

Sen jälkeen käyttäjä hakee tunnistautumisavaimen ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä

1. Käyttäjä avaa puhelimessaan autentikointisovelluksen
2. Käyttäjä  (malli.kayttaja@gmail.com) kirjautuu ensimmäisen kerran Gillieen antamalla
   1. Käyttäjätunnuksen
   2. Salasanan
3. Gillie näyttää OCR-koodin. Käyttäjä ottaa OCR-koodista kuvan puhelimen authenthicator-appsilla. Apps näyttää tunnistautumisavaimen (numerosarja)
4. Käyttäjä klikkaa jatka tunnistautumista  Gilliessä
5. Käyttäjä syöttää Gillien pyytämän tunnistautumisavaimen ja klikkaa kirjaudu
6. Käyttäjä pääsee Gillieen
7. Seuraavilla kerroilla käyttäjän kirjautuminen tapahtuu syöttämällä Gillien login-ikkunaan
   1. Käyttäjätunnus  (malli.kayttaja@gmail.com) 
   2. Salasana
   3. Autenkaattorin antaman vaihtuva pin-koodi eli numerosarja

 

Kuva: Kodat 4.-5. Käyttäjä saa tunnistautumisavaimen kuvaamalla puhelimen authentichator-appsilla Gilliessä olevan OCR-koodin.

Kuva: Vaihe 6. Autenthicator-appsin antaman tunnistautumisavaimen syöttäminen Gillieen.

 

Käyttäjä voi vaihtaa autentikointiavaimen eli kaksivaiheisen tunnistautumisen avaintiedot

Jos käyttäjä joutuu esim. puhelimen hukkaamisen vuoksi asentamaan uuden autentikointisovelluksen puhelimeen, niin tällöin autentikointiavain vaihdetaan seuraavasti.

 

1. Kirjaudu Gillieen kahden ensimmäisen vaiheen osalta normaalisti, eli anna käyttäjätunnuksesi ja salasanasi ja kun sinulta kysytään "Tunnistautumisavain sovelluksessa", niin klikkaa Lähetä avain sähköpostiin. (Voit myös pyytää tunnistautumisavaimen tekstiviestinä, mikäli sinulla on puhelinnumero asetettuna käyttäjätietoihin.)
2. Ota avain sähköpostista ja kirjoita se Gillien kirjautumisikkunaan.
3. Klikkaa oikeassa ylänurkassa nuoli alaspäin - ikonia ja klikkaa alasvetovalikosta Asetukset.
4. Klikkaa Omat tiedot - välilehdellä  Poista kaksivaiheisen tunnistautumisen avaintiedot. Gillie poistaa avaintiedot ja saat ne seuraavan kirjautumisen yhteydessä.
5. Klikkaa oikeassa ylänurkassa nuoli alaspäin - ikonia ja kirjaudu ulos istunnosta
6. Kirjaudu uudelleen Gillieen antamalla käyttäjätunnuksesi ja salasanasi
7. Aseta tunnistautumisavain yllä olevan ohjeen mukaan.

 

Raporttien tilaaminen sähköpostiin

1. Klikkaa käyttäjäjän tietojen ylläpidossa  Raportit sähköpostiin välilehteä
2. Valitse raporttityyppi, klikkaamalla palkkia joko 
   1. Turvapuhelutilasto tai
   2. Järjestelmäilmoitukset
3. Merkitse kuinka usein raportti lähetetään (esim. Kuukausittain, kuukauden 1 päivä, kello 8)
4. Anna sähköpostiosoitteet, johon raportti lähetetään
5. Klikkaa tallenna

Käyttöehdot ja laskutussopimus

Tämä tiedon avulla voi laskutusraporttiin tehdä ryhmittelyjä.

 

Lue lisää rooleista, käyttöoikeuksista ja tiimeistä.

 

Käyttäjän poistaminen

Gillien käyttäjissä näkyvät

• Active Directoryn kautta perustetut käyttäjät
• Gillien käyttäjäylläpidon kautta perustetut käyttäjät

AD-käyttäjä tulee poistaa AD:ssa.  Tässä lisää AD:n käytöstä.

Gilliessä poistat Gillieen perustetun käyttäjän seuraavasti

1. Kirjaudu Gillieen pääkäyttäjänä 
2. Klikkaa vasemmasta menusta käyttäjä
3. Valitse käyttäjälistasta poistettava käyttäjä klikkaamalla käyttäjää
4. Klikkaa yläpalkista käyttäjä-tekstin oikealla puolella olevaa alasvetovalikko-ikonia
5. Klikkaa poista

 

Kuva:  Klikkaa alasvetovalikkoa poistaaksesi käyttäjän.