Jalkautus tarkoittaa muutoksen johtamista, missä Gillie.AI -sovellusta ja sen mahdollistamia uusia toimintatapoja aloitetaan käyttämään organisaatiossa. Tämä edellyttää johtamista, tavoitteellistamista, osallistamista, perehdytystä ja tukemista.
Hyviä käytäntöjä jalkautukseen
PROJEKTOI
- Jalkautus kannatta ajatella projektina ja nimetä sille projektipäällikkö. Organisaation koosta riippuen projekti vie projektipäälliköltä aikaa 2 - 20 tuntia viikossa.
- Projektipäällikön tulee itse olla sitoutunut toiminnan muuttamiseen ja hänellä tulee olla riittävä tekninen ja substanssi-osaaminen.
- Projektipäälliköllä pitää olla organisaation johdon tuki muutokselle ja riittävät valtuudet muutoksen läpiviemiseen.
VAIHEISTA
- Jaa jalkautus vaiheisiin ja siirry seuraavaan vasta kun edellinen vaihe on viety onnistuneesti läpi
- Aseta jokaiselle vaiheelle tavoitteet ja mittarit, joista tiedät vaiheen onnistuneen
OSALLISTA
- Jalkautus tarvitsee eri rooleissa ja työtehtävissä toimivien työntekijöiden osallistumista
- Tunnista muutoshalukkaat esimiehet ja käyttäjät ja osallista nämä muutoksen läpivientiin
- Sovi johdon ja esimiesten kanssa, miten Gillien käyttöönottoa johdetaan, valvotaan ja ohjataan sekä tuetaan. Projektipäällikö ei ole esimiesvastuussa, eikä täten voi suoraan johtaa käyttäjiä. Arkipäivän johtamisvastuu on esimiehellä.
OSALLISTU
- Projektipäällikön tulee jalkautua itsekin kentälle ja tukea, kouluttaa ja kannustaa paikan päällä käyttäjiä erityisesti jalkautuksen alussa
- Seurata järjestelmän käyttöä Gillien raportoinnin avulla ja antaa ohjausta sekä palautetta käyttäjille
Jalkautuksen suunnittelu
Jalkautusprojekti alkaa suunnittelulla, jossa projektin vaiheet ja tavoitteet kiinnitetään. Suunnittelun lopputuloksena syntyy jalkautussuunnitelma. Projektin kesto on yleensä 2-12 kk organisaation koosta riippuen. Alla on lueteltu suunnitteluvaiheen tehtävät.
| No | Tehtävä | Tarkistuslista |
|---|---|---|
| 1 | Nimeä projektipäällikkö. Projektipäälliköllä tulee olla aikaa muutoksen läpivientiin ja substanssiosaamista kohdealueesta. |
|
| 2 | Nimeä projektiryhmän (tiimi) jäsenet. Osallistuvat projektisuunnitelman laatimiseen ja toteuttamiseen sekä edustavat substanssiosaamista. Vastaavat käytännön tehtävistä, jotka pitää tehdä järjestelmän käyttöönotossa. |
|
| 3 | Aseta ohjausryhmä. Jalkautusta seurataan ohjausryhmässä (valvontaryhmä), joka kokoontuu kerran kuukaudessa. Valvontaryhmä edustaa projektin asettajaa. Yksikön johtajan tulisi osallistua ohjausryhmään. |
|
| 4 | Tee jalkautussuunnitelma. Se sisältää vaiheistuksen (2-3 vaihetta), aikataulun, tavoitteet kullekin vaiheelle ja mittarit, joilla vaiheen toteutumista arvioidaan. Suunnitelman pohjana voi käyttää tätä templatea. |
|
| 5 | Nimeä tukikäyttäjät. Tukikäyttäjät vastaavat käyttäjien kouluttamisesta ja neuvonnasta. |
|
| 6 | Aseta seurattavat mittarit. Voit käyttää apuna alla oleva taulukkoa. |
|
| 7 | Suunnittele sisäinen ja ulkoinen tiedotus. Voit käyttää tiedottamisessa apuna tätä tiedotepohjaa [linkki tulossa]. |
|
Alla on esimerkki jalkautussuunnitelmasta, joka on tehty edellä mainittua templatea käyttäen.
Projekti kannattaa jakaa 2-3 vaiheeseen, joiden jälkeen arvioidaan kunkin vaiheen onnistuminen käyttäen suunnitteluvaiheessa asetettuja mittareita. Alla olevassa taulukossa on esimerkkejä mahdollisista mittareista.
| No | Tehtävä |
|---|---|
| 1 | Reagointiaika - yli 80% ennakoivista hälytyksistä kuitataan suositellussa ajassa |
| 2 | Vaikuttavuus - vähintään 50% hälytyksistä johtaa toimenpiteisiin |
| 3 | Kustannukset - kotihoidon käynnit kohdennettu niille, jotka niitä eniten tarvitsevat |
| 4 | Elämänlaatu - asiakkaiden elämänlaatu (QoL) parantunut |
1. Vaihe
Jalkautuksen ensimmäisessä vaiheessa käyttäjät sitoutetaan uuteen toimintatapaan. Tavoitteena on saada mahdollisimman moni hyödyntämään sovellusta omassa työssään. Vaiheen kesto on yleensä 1-4 kuukautta.
| No | Tehtävä | Tarkistuslista |
|---|---|---|
| 1 |
Ota käyttöön välitöntä reagointia edellyttävät (ns. punaiset) hälytykset. valinnainen Katso lista punaisista hälytyksistä täältä. Tämä tehtävä suoritetaan, jos
Katso täältä, miten määrität hälytysten syntymisen ja täältä lisää hälytysohjauksista (kts luvut "Huomioden ryhmät" ja "Huomioiden ohjaus" ). Katso täältä ohje hälytysten kuittaamiseen. Jalkaudu kentälle ja käy säännöllisesti tiimien luona varmistamassa ja auttamassa käyttöönottoa. |
|
| 2 |
Ota käyttöön ensimmäiset 5 ennakoivaa hälytystä. Katso lista ennakoivista hälytyksistä täältä. Tässä vaiheessa käyttöön otettavaksi suositellaan seuraavat hälytykset. Voit halutessasi muokata listaa.
Katso täältä, miten määrität hälytysten syntymisen ja täältä lisää hälytysohjauksista (kts luvut "Huomioden ryhmät" ja "Huomioiden ohjaus" ). Katso täältä ohje hälytysten kuittaamiseen. |
|
| 3 |
Ota asiakkaan tilannekuvanäkymä käyttöön asiakkaiden palveluntarpeen arvioinnissa. Katso ohje täältä. |
|
| 4 |
Ota Tilastot ja Suositukset listaukset käyttöön. Esimiehet seuraavat oman tiiminsä asiakkaita ja työntekijöitä. Katso ohje täältä . |
|
| 5 | Uusien työntekijöiden koulutus. Kiinnitetään käytännöt jalkautusprojektin päättymisen jälkeen aloittavien uusien työntekijöiden kouluttamiseen. |
|
| 6 | Arvioi vaiheen onnistuminen. Käytä suunnitteluvaiheessa asetettuja mittareita. |
2. Vaihe
Tässä toisessa vaiheessa käyttäjät saavat uusia toiminnallisuuksia ja hälytyksiä käyttöönsä. Vaiheen kesto on yleensä 1-4 kuukautta.
| No | Tehtävä | Tarkistuslista |
|---|---|---|
| 1 | Ota käyttöön seuraavat 5 ennakoivaa hälytystä.
Tässä vaiheessa käyttöön otettavaksi suositellaan seuraavat hälytykset, voit halutessasi muokata listaa.
|
|
| 2 | Ota käyttöön ensimmäiset seurantalistat eli Analyysit. Tiiminvetäjät käyvät säännöllisesti läpi 3 seurantalistaa. Katso lista seurantalistoista täältä [linkki tulossa].
Tässä vaiheessa käyttöön otettavaksi suositellaan seuraavat seurantalistat, voit halutessasi muokata listaa.
Katso ohje täältä [linkki tulossa] |
|
| 4 | Arvioi vaiheen onnistuminen. Käytä suunnitteluvaiheessa asetettuja mittareita. | |
3. Vaihe
Projektin viimeisessä vaiheessa loput hälytykset ja toiminnot otetaan käyttöön. Vaiheen kesto on yleensä 1-4 kuukautta.
| No | Tehtävä | Tarkistuslista |
|---|---|---|
| 1 | Ota käyttöön loput ennakoivat hälytykset.
|
|
| 2 | Ota käyttöön valitut seurantalistat. Tiiminvetäjät valitsevat seurantalistoista ne, joita aikovat jatkossa seurata säännöllisesti. |
|
| 3 | Arvioi vaiheen onnistuminen. Käytä suunnitteluvaiheessa asetettuja mittareita. |
4. Jatkuva käyttö eli tuotantovaihe
- Kouluta ja tue käyttäjiä
- Pidä toimintaohjeet ajan tasalla
- Tiedota Gillietä ohjelmistojen version vaihdoista ja uusista laite- ja ohjelmistohankkeista. Asiakasorganisaation It-palvelutuotannon tulee pitää integraato-listaa ajan tasalla ja mikäli tulee versionvaihtoja esim. potilastieto- tai kotihoidon järjestemään tai laite-pilviin, niin tästä tulee tiedottaa hyvissä ajoin Gillietä ja suunnitella versionvaihdon toimenpiteet yhteistuumin.
Tietojärjestelmän omistaja
Tietojärjestelmä koostuu tiedoista eli datasta, käyttäjistä ja prosessista (toimintamallista) sekä ohjelmistosta, joka on tässä tapauksessa Gillie AI.
Tietojärjestelmän omistaja ja viime kädessä yksikön esihenkilö vastaa siitä, että järjestelmässä ja sen käytössä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, hyvää ylläpitotapaa sekä yksikön voimassaolevia periaatteita ja sääntöjä. Hän myös osallistuu tietojärjestelmän käytön edelleen kehittämiseen ja vastaa oman organisaationsa toimintatapa-ohjeistuksen olemassaolosta, ajantasaisuudesta ja saatavuudesta sekä järjestelmän käytön osaamisen johtamisesta. Hän varmistaa, että järjestelmälle ja sen käytölle asetetut tavoitteet täyttyvät.
Rooleista: Tietojärjestelmän omistaja vastaa siis järjestelmän jatkuvasta käytöstä. Tämä erotuksena projektipäällikköön, joka vastaa jalkautusprojektista.
Tietojärjestelmän omistajan tulisikin olla käyttäjäorganisaation (kotihoito, hoivakoti, jne) edustaja, koska järjestelmän käyttötarve ja -tapa määritellään käyttäjäorganisaatiossa, ei IT:ssä.
Kommentit
Kommentointi on poistettu käytöstä.