1. gillie.ai käyttäjätuki
  2. Ohjeet
  3. Käyttöönotto

Jalkautus

Seuraa
Avatar
Christian Lehtinen

Jalkautus tarkoittaa muutoksen johtamista, missä Gillie.AI -sovellusta ja sen mahdollistamia uusia toimintatapoja aletaan käyttämään organisaatiossa. Tämä edellyttää johtamista, tavoitteellistamista, osallistamista, perehdytystä ja tukemista.

 

Hyviä käytäntöjä jalkautukseen

PROJEKTOI

  1. Jalkautus kannatta ajatella projektina ja nimetä sille projektipäällikkö. Organisaation koosta riippuen projekti vie projektipäälliköltä aikaa 2 - 20 tuntia viikossa.
  2. Projektipäällikön tulee itse olla sitoutunut toiminnan muuttamiseen ja hänellä tulee olla riittävä tekninen ja substanssi-osaaminen.
  3. Projektipäälliköllä pitää olla organisaation johdon tuki muutokselle ja riittävät valtuudet muutoksen läpiviemiseen. 

VAIHEISTA

  1. Jalkautus on jaettu vaiheisiin. Siirry seuraavaan vaiheeseen vasta kun edellinen vaihe on viety onnistuneesti läpi

OSALLISTA

  1. Jalkautus tarvitsee eri rooleissa ja työtehtävissä toimivien työntekijöiden osallistumista
  2. Tunnista muutoshalukkaat esimiehet ja käyttäjät ja osallista nämä muutoksen läpivientiin
  3. Sovi johdon ja esimiesten kanssa, miten Gillien käyttöönottoa johdetaan, valvotaan ja ohjataan sekä tuetaan. Projektipäällikö ei ole esimiesvastuussa eikä täten voi suoraan johtaa käyttäjiä. Arkipäivän johtamisvastuu on esimiehellä.

OSALLISTU

  1. Projektipäällikön tulee jalkautua itsekin kentälle ja tukea, kouluttaa ja kannustaa paikan päällä käyttäjiä erityisesti jalkautuksen alussa
  2. Seuraa järjestelmän käyttöä Gillien raportoinnin avulla ja anna ohjausta sekä palautetta käyttäjille 

 

A. Jalkautuksen suunnittelu

Jalkautusprojekti alkaa suunnittelulla, jossa projektin vaiheet ja tavoitteet kiinnitetään. Suunnittelun lopputuloksena syntyy jalkautussuunnitelma. Projektin kesto on yleensä 2-12 kk organisaation koosta riippuen. Alla on lueteltu suunnitteluvaiheen tehtävät.

No Tehtävä Tarkistuslista
1 Nimeä projektipäällikkö. Projektipäälliköllä tulee olla aikaa muutoksen läpivientiin ja substanssiosaamista kohdealueesta.
  • Projektipäällikkö nimetty
2 Nimeä projektiryhmän (tiimi) jäsenet.  Nämä osallistuvat projektisuunnitelman laatimiseen ja toteuttamiseen sekä edustavat substanssiosaamista. Jäsenet vastaavat käytännön tehtävistä, jotka pitää tehdä järjestelmän käyttöönotossa.
  • Projektiryhmä nimetty
3 Aseta ohjausryhmä. Jalkautusta seurataan ohjausryhmässä, joka kokoontuu 1-2 kuukauden välein. 
  • Ohjausryhmä nimetty
4 Tee jalkautussuunnitelma. Se sisältää vaiheistuksen, aikataulun ja vastuuhenkilöt kullekin vaiheelle. Suunnitelman pohjana voi käyttää tämän sivun taulukoita.
  • Jalkautussuunnitelma tehty
  • Jalkautussuunnitelma hyväksytty
  • Nimetty käyttäjäorganisaatiosta omistaja järjestelmälle.
5 Aseta käyttäjäroolit. Käyttäjäroolit suunnitellaan ja kiinnitetään.
  • Käyttäjäroolit konfiguroitu
6 Nimeä tukikäyttäjät. Tukikäyttäjät vastaavat käyttäjien kouluttamisesta ja neuvonnasta.
  • Tukikäyttäjät nimetty ja koulutettu

 

 

B. Käytön aloittaminen

Käytön aloittamisen aikana käyttäjät sitoutetaan uuteen toimintatapaan. Tavoitteena on saada mahdollisimman moni hyödyntämään sovellusta omassa työssään. Vaiheen kesto on yleensä 1-4 kuukautta. Vaiheen aikana pidetään yleensä kerran viikossa toimittajan kanssa 30 minuutin seurantapalaveri, missä arvioidaan vaiheen etenemistä.

No Tehtävä Tarkistuslista
1

Ota käyttöön punaiset hälytykset. valinnainen 

Tämä tehtävä suoritetaan, jos

  • Gillie.AI -alustaan on liitetty laitteita, joista tulee hälytyksiä, joihin tulee reagoida 10-15 minuutin sisällä

 
  • Käyttöön otettavat punaiset hälytystyypit on aktivoitu.
  • Aktivoitujen hälytystyyppien käsittelyyn on toimintaohje.
  • Hälytyskeskuksessa työskentelevät on koulutettu.
  • 100% hälytyksistä on kuitattu suositellussa ajassa tai ohjattu muuhun hälytysjärjestelmään kuitattavaksi.
2

Ota käyttöön keltaiset ja harmaat hälytykset.

 
  • Käyttöön otettavat keltaiset ja harmaat hälytystyypit on aktivoitu.
  • Hälytyksen ohjautuvat käyttäjien käyttämiin tietojärjestelmiin kuitattaviksi tai käyttäjät kuittaavat ne Gillie.AI -alustan käyttöliittymästä.
  • Työntekijät  on koulutettu.
  • Työntekijöille on työn suunnittelussa varattu aika hälytysten käsittelyyn ja työntekijät käsittelevät hälytykset sovitusti.
  • Organisaation performance Gillien seurantaraportissa on vähintään keltainen (eli vähintään 50%).
3

Ota asiakkaan tilannekuvanäkymä käyttöön asiakkaiden palveluntarpeen arvioinnissa. valinnainen
  • Palvelutarpeen arvioijat on koulutettu.
  • Asiakkaan palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä katsotaan aina asiakkaan tilannekuva.
4

Ota Tilastot -toiminta käyttöön. Esimiehet seuraavat oman tiiminsä asiakkaita ja työntekijöitä.
  • Esimiehet on koulutettu käyttämään tilastoja
  • Esimiehet seuraavat säännöllisesti  oman tiiminsä toimintaa
5

Ota käyttöön omaisviestintä. valinnainen 
  • Omaisviestintä-tuote on aktivoitu
  • Toimintatapa omaisten kutsumiseksi on sovittu
  • Ensimmäiset omaiset on kutsuttu käyttäjiksi
6 Ota käyttöön web-push -viestit. valinnainen
  • Ensimmäiset käyttäjät ovat ottaneet käyttöön web-push-viestit.
7 Uusien työntekijöiden koulutus. Kiinnitetään käytännöt jalkautusprojektin päättymisen jälkeen aloittavien uusien työntekijöiden kouluttamiseen.
  • Uusien työntekijöiden koulutuskäytännöt sovittu

 

 

C. Käytön vakiinnuttaminen

Tässä toisessa vaiheessa käyttäjät saavat uusia toiminnallisuuksia ja hälytyksiä käyttöönsä. Vaiheen kesto on yleensä 1-4 kuukautta. Vaiheen aikana pidetään yleensä 1-2 kertaa kuukaudessa toimittajan kanssa 30 minuutin seurantapalaveri, missä arvioidaan vaiheen etenemistä.

No Tehtävä Tarkistuslista
1 Ota käyttöön ensimmäiset seurantalistat (Analyysi). Tiiminvetäjät käyvät säännöllisesti läpi valitut seurantalistat.
  • Käyttöön otettavat seurannat on kiinnitetty. 
  • Jokainen tiiminvetäjä käy yksin tai timinsä kanssa säännöllisesti läpi oman tiiminsä seurantalistat.
2 Käytön seuranta. 
  • Organisaation performance Gillien seurantaraportissa on vähintään 70-80%.
3 Mahdolliset uudet käyttäjäryhmät. valinnainen Arvio onko jotain sellaisia käyttäjäryhmiä, jotka eivät vielä käytä sovellusta, mutta hyötyisivät sen käytöstä. 
  • Uudet käyttäjäryhmät identifioitu.
  • Uudet käyttäjät koulutettu.
4 Ajan vapauttaminen työvuorosuunnittelusta. Arvio onko edelleen tarvetta varata työvuorosuunnittelussa aikaa sovelluksen käyttöön, vai onko mahdollista hoitaa käyttö ilman ajan varaamista.
  • Päätös siitä, varataanko jatkossa aikaa työvuorosuunnittelun yhteydessä.
5 Jalkautusprojektin päättäminen. Siirrytään jalkautusprojektin jälkeiseen jatkuvaan toimintamalliin.
  • Seurantapalaverien frekvenssi ja osallistujat sovittu
  • Ohjausryhmän kokoontumisfrekvenssi sovittu

 

1/1 koki tästä olevan apua

Kommentit

0 kommenttia

Kommentointi on poistettu käytöstä.