Jalkautus

Seuraa

Jalkautus tarkoittaa muutoksen johtamista, missä Gillie.AI -sovellusta ja sen mahdollistamia uusia toimintatapoja aloitetaan käyttämään organisaatiossa. Tämä edellyttää johtamista, tavoitteellistamista, osallistamista, perehdytystä ja tukemista.

 

Hyviä käytäntöjä jalkautukseen

PROJEKTOI

  1. Jalkautus kannatta ajatella projektina ja nimetä sille projektipäällikkö. Organisaation koosta riippuen projekti vie projektipäälliköltä aikaa 2 - 20 tuntia viikossa.
  2. Projektipäällikön tulee itse olla sitoutunut toiminnan muuttamiseen ja hänellä tulee olla riittävä tekninen ja substanssi-osaaminen.
  3. Projektipäälliköllä pitää olla organisaation johdon tuki muutokselle ja riittävät valtuudet muutoksen läpiviemiseen. 

VAIHEISTA

  1. Jaa jalkautus vaiheisiin ja siirry seuraavaan vasta kun edellinen vaihe on viety onnistuneesti läpi
  2. Aseta jokaiselle vaiheelle tavoitteet ja mittarit, joista tiedät vaiheen onnistuneen

OSALLISTA

  1. Jalkautus tarvitsee eri rooleissa ja työtehtävissä toimivien työntekijöiden osallistumista
  2. Tunnista muutoshalukkaat esimiehet ja käyttäjät ja osallista nämä muutoksen läpivientiin
  3. Sovi johdon ja esimiesten kanssa, miten Gillien käyttöönottoa johdetaan, valvotaan ja ohjataan sekä tuetaan. Projektipäällikö ei ole esimiesvastuussa, eikä täten voi suoraan johtaa käyttäjiä. Arkipäivän johtamisvastuu on esimiehellä.

OSALLISTU

  1. Projektipäällikön tulee jalkautua itsekin kentälle ja tukea, kouluttaa ja kannustaa paikan päällä käyttäjiä erityisesti jalkautuksen alussa
  2. Seurata järjestelmän käyttöä Gillien raportoinnin avulla ja antaa ohjausta sekä palautetta käyttäjille 

Jalkautuksen suunnittelu

Jalkautusprojekti alkaa suunnittelulla, jossa projektin vaiheet ja tavoitteet kiinnitetään. Suunnittelun lopputuloksena syntyy jalkautussuunnitelma. Projektin kesto on yleensä 2-12 kk organisaation koosta riippuen. Alla on lueteltu suunnitteluvaiheen tehtävät.

No Tehtävä Tarkistuslista
1 Nimeä projektipäällikkö. Projektipäälliköllä tulee olla aikaa muutoksen läpivientiin ja substanssiosaamista kohdealueesta.
  • Projektipäällikkö nimetty
2 Nimeä projektiryhmän (tiimi) jäsenet.  Osallistuvat projektisuunnitelman laatimiseen ja toteuttamiseen sekä edustavat substanssiosaamista. Vastaavat käytännön tehtävistä, jotka pitää tehdä järjestelmän käyttöönotossa.
  • Projektiryhmä nimetty
3 Aseta ohjausryhmä. Jalkautusta seurataan ohjausryhmässä (valvontaryhmä), joka kokoontuu kerran kuukaudessa. Valvontaryhmä edustaa projektin asettajaa. Yksikön johtajan tulisi osallistua ohjausryhmään.
  • Ohjausryhmä nimetty
4 Tee jalkautussuunnitelma. Se sisältää vaiheistuksen (2-3 vaihetta), aikataulun, tavoitteet kullekin vaiheelle ja mittarit, joilla vaiheen toteutumista arvioidaan. Suunnitelman pohjana voi käyttää tätä templatea.
  • Jalkautussuunnitelma tehty
  • Jalkautussuunnitelma hyväksytty
  • Nimetty käyttäjäorganisaatiosta omistaja järjestelmälle (kts tämän dokumentin lopusta tarkemmin)
5 Nimeä tukikäyttäjät. Tukikäyttäjät vastaavat käyttäjien kouluttamisesta ja neuvonnasta.
  • Tukikäyttäjät nimetty ja koulutettu
6 Aseta seurattavat mittarit. Voit käyttää apuna alla oleva taulukkoa.
  • Mittarit asetettu
7 Suunnittele sisäinen ja ulkoinen tiedotus. Voit käyttää tiedottamisessa apuna tätä tiedotepohjaa [linkki tulossa].
  • Tiedottaminen suunniteltu

 

Alla on esimerkki jalkautussuunnitelmasta, joka on tehty edellä mainittua templatea käyttäen.

Na_ytto_kuva_2021-2-12_kello_15.31.46.png

 

Projekti kannattaa jakaa 2-3 vaiheeseen, joiden jälkeen arvioidaan kunkin vaiheen onnistuminen käyttäen suunnitteluvaiheessa asetettuja mittareita. Alla olevassa taulukossa on esimerkkejä mahdollisista mittareista. 

No Tehtävä
1 Reagointiaika - yli 80% ennakoivista hälytyksistä kuitataan suositellussa ajassa
2 Vaikuttavuus - vähintään 50% hälytyksistä johtaa toimenpiteisiin
3 Kustannukset - kotihoidon käynnit kohdennettu niille, jotka niitä eniten tarvitsevat
4 Elämänlaatu - asiakkaiden elämänlaatu (QoL) parantunut

 

1. Vaihe

Jalkautuksen ensimmäisessä vaiheessa käyttäjät sitoutetaan uuteen toimintatapaan. Tavoitteena on saada mahdollisimman moni hyödyntämään sovellusta omassa työssään. Vaiheen kesto on yleensä 1-4 kuukautta.

No Tehtävä Tarkistuslista
1

Ota käyttöön välitöntä reagointia edellyttävät (ns. punaiset) hälytykset. valinnainen Katso lista punaisista hälytyksistä täältä.

Tämä tehtävä suoritetaan, jos

  • Gillie.AI -alustaan on liitetty laitteita, joista tulee hälytyksiä, joihin tulee reagoida 10-15 minuutin sisällä, tai
  • Gillie.AI for Remote Monitoring -tekoälymoduuli on aktivoitu

Katso täältä, miten määrität hälytysten syntymisen ja täältä lisää hälytysohjauksista (kts luvut "Huomioden ryhmät" ja "Huomioiden ohjaus" ).

Katso täältä ohje hälytysten kuittaamiseen. 

Jalkaudu kentälle ja käy säännöllisesti tiimien luona varmistamassa ja auttamassa käyttöönottoa.

  • Jokaiseen hälytystyypin käsittelyyn on toimintaohje
  • Hälytyskeskuksessa työskentelevät on koulutettu.
  • Kaikki hälytykset on kuitattu suositellussa ajassa tai ohjattu muuhun hälytysjärjestelmään kuitattavaksi.
  • Lähituki toimii
2

Ota käyttöön ensimmäiset 5 ennakoivaa hälytystä. Katso lista ennakoivista hälytyksistä täältä.

Tässä vaiheessa käyttöön otettavaksi suositellaan seuraavat hälytykset. Voit halutessasi muokata listaa.

  • Turvapuheluita usein samaan kellonaikaan
  • Turvapuheluiden määrä kasvanut
  • Toistuva hälytys
  • Toistuva aiheeton hälytys
  • Toistuvia turva-alueen ylityksiä

Katso täältä, miten määrität hälytysten syntymisen ja täältä lisää hälytysohjauksista (kts luvut "Huomioden ryhmät" ja "Huomioiden ohjaus" ).

Katso täältä ohje hälytysten kuittaamiseen.

  • Käyttöön otettavat hälytykset on kiinnitetty.
  • Jokaisen hälytystyypin käsittelyyn on toimintaohje.
  • Hälytyksen ohjautuvat käyttäjien käyttämiin tietojärjestelmiin kuitattaviksi tai käyttäjät kuittaavat ne Gillie.AI -alustan käyttöliittymästä.
  • Työntekijät  on koulutettu.
  • Työntekijöille on työn suunnittelussa varattu (päivittäinen) aika hälytysten käsittelyyn ja työntekijät käsittelevät hälytykset sovitusti.
  • Lähituki toimii
3

Ota asiakkaan tilannekuvanäkymä käyttöön asiakkaiden palveluntarpeen arvioinnissa.  

Katso ohje täältä

  • Palvelutarpeen arvioijat on koulutettu.
  • Asiakkaan palvelutarpeen arvioinnin yhteydessä katsotaan aina asiakkaan tilannekuva.
4

Ota Tilastot ja Suositukset listaukset käyttöön. Esimiehet seuraavat oman tiiminsä asiakkaita ja työntekijöitä.

Katso ohje täältä

  • Esimiehet on koulutettu käyttämään listauksia tiedolla johtamiseen
  • Esimiehet seuraavat säännöllisesti  suunnitteluvaiheessa sovittuja mittareita
5 Uusien työntekijöiden koulutus. Kiinnitetään käytännöt jalkautusprojektin päättymisen jälkeen aloittavien uusien työntekijöiden kouluttamiseen.
  • Uusien työntekijöiden koulutuskäytännöt sovittu
6 Arvioi vaiheen onnistuminen. Käytä suunnitteluvaiheessa asetettuja mittareita.  

 

 

2. Vaihe

Tässä toisessa vaiheessa käyttäjät saavat uusia toiminnallisuuksia ja hälytyksiä käyttöönsä. Vaiheen kesto on yleensä 1-4 kuukautta.

No Tehtävä Tarkistuslista
1 Ota käyttöön seuraavat 5 ennakoivaa hälytystä

Tässä vaiheessa käyttöön otettavaksi suositellaan seuraavat hälytykset, voit halutessasi muokata listaa.

  • Turhia kotihoidon käyntejä
  • Diabeteksen hoitotasapainossa poikkeama
  • Terveydentilan poikkeama
  • Poikkeama psyykkisessä toimintakyvyssä
  • Päivystyskäyntiriski
  • Käyttöön otettavat hälytykset on kiinnitetty.
  • Jokaisen hälytystyypin käsittelyyn on toimintaohje.
  • Hälytyksen ohjautuvat käyttäjien käyttämiin tietojärjestelmiin kuitattaviksi tai käyttäjät kuittaavat ne Gillie.AI -alustan käyttöliittymästä.
  • Työntekijät  on koulutettu.
2 Ota käyttöön ensimmäiset seurantalistat eli Analyysit. Tiiminvetäjät käyvät säännöllisesti läpi 3 seurantalistaa. Katso lista seurantalistoista täältä [linkki tulossa].

Tässä vaiheessa käyttöön otettavaksi suositellaan seuraavat seurantalistat, voit halutessasi muokata listaa.

  • Kipu
  • Masennus
  • Itsetuhoisuus

Katso ohje täältä [linkki tulossa]

  • Käyttöön otettavat seurannat on kiinnitetty. 
  • Jokainen tiiminvetäjä käy yksin tai timinsä kanssa kerran viikossa läpi oman tiiminsä seurantalistat.
4 Arvioi vaiheen onnistuminen. Käytä suunnitteluvaiheessa asetettuja mittareita.  
     

 

 

3. Vaihe

Projektin viimeisessä vaiheessa loput hälytykset ja toiminnot otetaan käyttöön. Vaiheen kesto on yleensä 1-4 kuukautta.

No Tehtävä Tarkistuslista
1 Ota käyttöön loput ennakoivat hälytykset.

 

 

  • Käyttöön otettavat hälytykset on kiinnitetty.
  • Jokaisen hälytystyypin käsittelyyn on toimintaohje.
  • Hälytyksen ohjautuvat käyttäjien käyttämiin tietojärjestelmiin kuitattaviksi tai käyttäjät kuittaavat ne Gillie.AI -alustan käyttöliittymästä.
  • Työntekijät  on koulutettu.
2 Ota käyttöön valitut seurantalistat. Tiiminvetäjät valitsevat seurantalistoista ne, joita aikovat jatkossa seurata säännöllisesti. 
  • Käyttöön otettavat seurannat on kiinnitetty. 
  • Jokainen tiiminvetäjä käy yksin tai tiiminsä kanssa kerran viikossa läpi oman tiiminsä seurantalistat.  
3 Arvioi vaiheen onnistuminen. Käytä suunnitteluvaiheessa asetettuja mittareita.  

 

4. Jatkuva käyttö eli tuotantovaihe

  • Kouluta ja tue käyttäjiä 
  • Pidä toimintaohjeet ajan tasalla
  • Tiedota Gillietä ohjelmistojen version vaihdoista ja uusista laite- ja ohjelmistohankkeista. Asiakasorganisaation It-palvelutuotannon tulee pitää integraato-listaa ajan tasalla ja mikäli tulee versionvaihtoja esim. potilastieto- tai kotihoidon järjestemään tai laite-pilviin, niin tästä tulee tiedottaa hyvissä ajoin Gillietä ja suunnitella versionvaihdon toimenpiteet yhteistuumin.


Tietojärjestelmän omistaja

Tietojärjestelmä  koostuu tiedoista eli datasta, käyttäjistä ja prosessista (toimintamallista) sekä ohjelmistosta, joka on tässä tapauksessa Gillie AI.

Tietojärjestelmän omistaja ja viime kädessä yksikön esihenkilö vastaa siitä, että järjestelmässä ja sen käytössä noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, hyvää ylläpitotapaa sekä yksikön voimassaolevia periaatteita ja sääntöjä. Hän myös osallistuu tietojärjestelmän käytön edelleen kehittämiseen ja vastaa oman organisaationsa toimintatapa-ohjeistuksen olemassaolosta, ajantasaisuudesta ja saatavuudesta sekä järjestelmän käytön osaamisen johtamisesta.  Hän varmistaa, että järjestelmälle ja sen käytölle asetetut tavoitteet täyttyvät.

Rooleista: Tietojärjestelmän omistaja vastaa siis järjestelmän jatkuvasta käytöstä. Tämä erotuksena projektipäällikköön, joka vastaa jalkautusprojektista.

Tietojärjestelmän omistajan tulisikin olla käyttäjäorganisaation (kotihoito, hoivakoti, jne) edustaja, koska järjestelmän käyttötarve ja -tapa määritellään käyttäjäorganisaatiossa, ei IT:ssä. 

1/1 koki tästä olevan apua

Kommentit

0 kommenttia

Kommentointi on poistettu käytöstä.