Generelt
Tilganger → Brukere-visningen brukes til å administrere organisasjonens brukerkontoer. Brukerne får tildelt rettigheter gjennom rettighetsgrupper, og det begrenses hvilke team og kunder de kan se. Nye brukere kan opprettes enten direkte eller via invitasjoner sendt på e-post. Hvis Entra ID-integrasjon er i bruk, hvor organisasjonens IT-administrasjon tildeler brukerne rettigheter til plattformen, er det sjelden nødvendig å legge til nye brukere manuelt. Nedenfor finner du instruksjoner for manuell opprettelse av brukere.
Opprette ny bruker direkte
Opprettelse av bruker skjer ved å trykke på + ny
Angi brukernavn (e-post). Systemet sjekker om brukernavnet allerede er i bruk.
- Hvis brukernavnet allerede finnes i Gillie-systemet under en annen organisasjon, legges brukeren til som en eksisterende bruker — kun team og rettigheter defineres.
- Hvis brukernavnet er nytt, fyll også inn fornavn, etternavn og passord.
Brukeropplysninger
Identifikasjonsopplysninger
- Brukernavn (e-post)
- Fornavn og etternavn
Autentisering
- Passord og rettigheter i Gillie — Gillies egen autentisering. Her kan du aktivere to-faktor autentisering.
- Et annet alternativ er organisasjonens definerte SSO-integrasjoner.
Tilganger til kundedata
Her defineres hvilke kunder og team brukeren kan se:
- Bruk tillatte kunder — bryter som begrenser brukeren til kun å se bestemte kunder. Hvis aktivert, defineres en liste over tillatte kunder.
- Tillat alle team — hvis aktivert kan brukeren se alle team. Hvis deaktivert, velg tillatte team.
- Blokkerte kunder (disallowed_customers) — liste over eksplisitt blokkerte kunder.
- Varseltyper — begrenser hvilke typer varsler brukeren kan se.
- Standardteam — forhåndsvalgte team for brukeren.
Innstillinger for kundeapplikasjonen
Hvis det er definert innstillinger for kundeapplikasjonen i organisasjonen, velg konfigurasjon for kundeapplikasjonen for brukeren eller valget bruker ikke kundeapplikasjon.
Tilganger
Brukeren får tildelt tilganger basert på rolle. Rollen bestemmer hvilke funksjoner brukeren kan utføre.
Brukerinvitasjoner til personer utenfor organisasjonen
Brukerinvitasjoner er e-postmeldinger hvor hovedbrukeren ber en ny bruker om å bli med i organisasjonen i Gillie. Mottakeren får en lenke for å opprette passord og logge inn for første gang.
Åpne invitasjonsvisningen
- Åpne fra hovedmenyen Tilganger → Inviter brukere.
- I listevisningen vises alle invitasjoner med status: Sendt, Godkjent, Utløpt, Avbrutt.
Sende ny invitasjon
- Trykk + ny.
- Velg om det gjelder pårørende eller støttepersonell.
- Velg hvilken kundeapplikasjon som skal brukes.
- Skriv inn mottakerens e-postadresse og navn.
- Velg team/lag som det skal gis tilgang til.
- Trykk Send invitasjon.
Mottakeren får en e-post med en lenke for å godkjenne invitasjonen.
Invitasjonsstatus
- Sendt — venter på godkjenning.
- Godkjent — brukeren har opprettet konto og kan logge inn.
- Utløpt — lenken er ikke lenger gyldig, send en ny invitasjon.
- Avbrutt — hovedbrukeren har avbrutt invitasjonen.
Gjenutsendelse og avlysning av invitasjon
- Åpne invitasjonen fra listen ved å klikke på den.
- Velg Send på nytt eller Avbryt.
Merk. Bruk personlige kontoer i stedet for felles kontoer, slik at revisjonsspor viser hvem som har gjort endringen. Utløpte invitasjoner oppretter ikke konto — brukeren må få en ny invitasjon fra hovedbrukeren.
Tips. Hvis en bruker jobber i flere organisasjoner, fungerer samme e-postadresse i alle — Gillie gjenkjenner eksisterende bruker i steg 1 og kobler organisasjonens rettigheter automatisk. Hvis mottakeren ikke finner e-posten, be vedkommende sjekke søppelpostmappen — du kan også kopiere invitasjonslenken manuelt fra invitasjonsdetaljene.